Řízení podnikového obsahu

Co si představit pod Řízením podnikového obsahu?

Zpracováváte a archivujete velké množství papírových dokumentů? Je zpracování dokumentů ve vaší společnosti zdlouhavé a nepřehledné? Ztrácíte vy i vaši zaměstnanci příliš mnoho času vyhledáváním dokumentů nebo v nich obsažených informací? Řešíte zabezpečení dokumentů a obáváte se úniku důvěrných dat? Potřebuje dostát požadavkům managementu kvality dle ISO? Nebo prostě jen potřebujete zefektivnit práci s dokumenty a informacemi? Pak je pro vás ten správný čas, začít se zabývat řízením podnikového obsahu (ECM -Enterprise Content Management).

ECM, k němuž neodmyslitelně patří systém pro správu elektronických dokumentů (DMS - Document Management System), pokrývá správu veškerého ve společnosti vytvářeného nebo využívaného obsahu. Zdaleka nejde jen o dokumenty, jedná se různé typy dat jako obrázky (plány, výkresy, fotografie apod.), video a audio materiál, www stránky, e-mailové zprávy a další nestrukturované informace.

Co vám Řízení podnikového obsahu přinese

Životní cyklus dokumentu je u různých dokumentů odlišný, ale obecně je možné jej shrnout do hlavní kostry:

požadavek na vytvoření - vytváření či sběr dokumentu/informace - připomínkování - schvalování - využívání/publikování - archivace, popřípadě skartace.

Některé životní cykly dokumentů si vytvářejí či upravují společnosti samy, některé jsou pevně upraveny legislativou.

ECM/DMS kromě správy podnikového obsahu spolu s definováním jeho struktury a metadat umožňuje přiřazení dokumentů k patřičným procesům a následování v nich stanovených životních cyklů (workflow), kterými konkrétní dokumenty procházejí. Tím je možné výrazně zvýšit efektivitu práce s dokumenty a nastavit kontrolní mechanismy pro sledování slabých míst v procesech.

Řízení podnikového obsahu zajišťuje rychlou a snadnou dostupnost informací pro všechny, kteří s nimi potřebují pracovat, v čase, kdy jsou potřeba. To vše při zajištění potřebné bezpečnosti a důvěrnosti.

V dnešní době, kdy jsou v české legislativě zakotveny instrumenty jako elektronický podpis nebo elektronické časové razítko, již nic nebrání nahrazení papíru elektronickou formou. Dříve problematické převody stávajících papírových dokumentů do elektronické formy jsou navíc vyřešeny pokročilými technologiemi pro scanování a rozpoznávání textu. Navíc je stále v pohybu i elektronizace státní správy a nástrojů v ní využívaných. Zákony vynucená komunikace přes datové schránky je toho zářným příkladem.

Výhody Řízení podnikového obsahu

Efektivní zpracování velkého množství dokumentů
Zabezpečení důvěrných informací před jejich ztrátou nebo odcizením
Zrychlení a zpřehlednění práce dokumenty
Automatizace vnitropodnikových workflow
Zajištění přístupu k dokumentům pro externích uživatele
Splnění legislativních požadavků

Proč Řízení podnikového obsahu od AMI Praha?

Nabízíme vám provedení analýzy a vypracování metodiky zavedení systému pro Řízení podnikového obsahu. Jsme partnery předních společností dodávajících špičkové produkty v této oblasti. Při naší práci vycházíme z několikaletých zkušeností, které jsme nabyli při realizaci zakázek z oblasti ECM (Řízení podnikového obsahu) a DMS (Systému pro správu elektronických dokumentů) pro přední české společnosti a instituce. Dle vašich potřeb jsme schopni navrhnout a implementovat vhodné nástroje a to včetně vývoje na míru na základě specifických požadavků. Řešení této problematiky od AMI Praha je vždy individuálně navrženo s ohledem na potřeby a možnosti našich klientů. Naším záměrem je vytvoření efektivního komplexního řešení, které napomůže dosažení cílů našich klientů.