Datové schránky

Co si představit pod Datovými schránkami?

Datové schránky představují elektronizaci poštovních doručovacích služeb. Zřizovatelem je Ministerstvo vnitra a provozovatelem Česká pošta. Jejich provoz byl oficiálně odstartován 1. listopadu 2009.
Víte, k čemu Datové schránky slouží? Čím vám mohou být prospěšné? Znáte pojem fikce doručení nebo autorizovaná konverze? Jste informováni o tom, že ze zákona mají právnické osoby povinnost nabízet určité dokumenty národnímu archivu? Víte, jaký je rozdíl mezi datovou zprávou a e-mailem?

Datové schránky vytvářejí adekvátní náhradu klasických poštovních schránek. Rozdíl je v tom, že Datová schránka umožňuje komunikaci pouze prostřednictvím elektronických dokumentů a to jen v definovaných formátech. Na rozdíl od e-mailu nebo klasické poštovní schránky je omezená doba, po kterou zpráva ve schránce zůstává.  Bez ohledu na to, jestli je zpráva vyzvednuta, bude po 90 dnech smazána. To vše s právním dopadem stavu doručení.

Co vám Datové schránky a jejich propojení s DMS přinese

Zprávy v Datové schránce a klasické dokumenty v listinné podobě jsou právně rovnocennými dokumenty, proto je vhodné mít nad nimi plnou kontrolu. Té lze dosáhnout uložením datové zprávy nebo jejího obsahu na důvěryhodném úložišti. Při ukládání je pro právní jednoznačnost nutné zabezpečit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Dále je potřeba uložit údaje prokazující existenci a podobu elektronického dokumentu v čase, což zajišťují elektronický podpis a elektronické časové razítko. Kromě toho je potřeba uložit s datovou zprávou i výsledky ověřování těchto instrumentů.

Je vysoce neefektivní, ba přímo nemožné, provádět tyto kroky ručně. Document Managemet System (DMS) nebo Elektronická Spisová Služba (ESS) je provede při zajištění legislativní kompatibility (Zákon o archivnictví a elektronické spisové službě) velmi efektivně za vás.

Každé právnické osobě je přidělená právě jedna Datová schránka a to bez ohledu na její velikost či počet provozoven. Zprávy v Datových schránkách nejsou nijak vnitřně členěny a je nutné je centrálně vyřizovat pro celou společnost. Také tyto nevýhody Datových schránek řeší DMS nebo ESS, které umožňují prohledávání ve zprávách, verzování či rozřazování zpráv v rámci společnosti.

Výhody Datových schránek a jejich propojení s DMS

• Efektivnější komunikaci
• Snížení nákladů a šetření času
• Zvýšení produktivity práce
• Splnění legislativních povinností

Legislativní povinnosti vycházejí především z:

• zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
• zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho novelizace - zákon č. 190/2009 Sb. s účinností od 1. 7. 2009
• vyhlášky č. 191/2009 Sb., 192/2009 Sb., 193/2009 Sb. a 194/2009 Sb.

Proč řešení Datových schránek od AMI Praha

V případě, že řešíte ve vašem podniku či instituci výše uvedenou problematiku, obraťte se na nás. Pomůžeme vám s přípravou i samotnou realizací propojení DMS nebo ESS s ISDS (Informační Systém Datových Schránek). Máme za sebou zkušenosti z působení u velkých i menších společností a institucí veřejné správy, kde jsme tyto nástroje integrovali, a disponujeme konzultanty, kteří neustále sledují legislativní změny, abychom mohli garantovat, že naše řešení bude vždy v souladu s aktuálně platnými zákony.