Information Rights Management

V každé větší organizaci dochází ke zpracování velkého množství dokumentů. Pro uchovávání těchto dokumentů a zejména jejich sdílení se používá definované centrální úložiště dokumentů. To může být realizováno jednoduše pomocí sdíleného diskového prostoru na dostupném serveru nebo se využívá složitějších řešení ve formě systému pro správu dokumentů - Document Management Systems, které jsou učeny přímo k zajištění životního cyklu dokumentu.

Klasický životní cyklus dokumentu je následující. Uživatel na svém počítači vytvoří dokument a vloží ho do úložiště dokumentů a publikuje ho ke sdílení. Jiný uživatel si dokument stáhne k sobě na počítač a může ho modifikovat, tisknout a odesílat elektronickou poštou. Zabezpečení přístupu není žádný problém, ale riziko spočívá v tom, že po stažení dokumentu z úložiště, ztrácí organizace kontrolu nad daným dokumentem. V případě, že se jedná o citlivé údaje, může dojít lehce k jejich zneužití.
Tento problém řeší technologie, které patří do oblasti Information Rights Management (IRM).

Technologie IRM chrání citlivé informace před neoprávněným přístupem a zneužitím. Tato ochrana spočívá v přesunutí zabezpečení přístupu k obsahu z úložiště dokumentů na vlastní dokument. Ochrana spočívá v zašifrování obsahu dokumentu a uložení klíče na vzdálený server, který je určený pro IRM. Společně s klíčem jsou na server uložena definice přístupu k obsahu dokumentu. Při přístupu k obsahu dokumentu (otevření dokumentu, tisk, ...) je na IRM server odeslán požadavek o přístup uživatele k danému dokumentu. V případě, že je přístup povolen, tak se odešle šifrovací klíč spolu s povolenými operacemi. Dokument je dešifrován a uživatel může s dokumentem manipulovat podle povolených operací. Technologie IRM se v současnosti používá zejména na dokumenty a elektronickou poštu.

IRM v současnosti nabízí:

Průmyslový standard šifrování informací
Ochranu proti kopírování a vkládání částí dokumentu
Ochranu proti vytváření snímků obrazovky se zabezpečeným dokumentem
Ochranu proti neoprávněnému tisku dokumentu
Vytvoření modelu oprávnění
Ochranu dokumentu v „odpojeném" režimu - při nedostupnosti IRM serveru
Kontrolu přístupu k dokumentu

Použití technologie IRM se dá rozdělit na dva základní způsoby:

Manuální nastavení ochrany uživatelem - uživatel zabezpečí dokument před vložením na centrální úložiště. Při znovuotevření dokumentu se uplatňují bezpečnostní pravidla.
Automatické zabezpečení dokumentu při stažení z centrálního úložiště - založeno na integraci IRM serveru s úložištěm dokumentů a součinnosti workflow nebo akce nad úložištěm dokumentů. K zabezpečení dokumentu dojde při definované akci nad úložištěm. Bezpečnostní pravidla se uplatňují při otevření dokumentu.

Produkty pro Information Rights Management:

Oracle Information Rights Management

Oracle IRM Server, Oracle IRM Desktop, Oracle IRM Console, Oracle IRM Standard Rights Model

přístupová práva přidělována konkrétním uživatelům nebo rolím
dynamické přidělování práv
povolení akcí pro prohlížení dokumentů, editování, tisk, distribuci a revize
ochrana proti kopírování dokumentu nebo jeho části a proti vytváření snímků obrazovky
definice data expirace
podpora offline režimu
podpora bezpečnostního auditu
podpora manuálního zabezpečení dokumentu
integrace s enterprise content management systémy pro automatické zabezpečení
integrace LDAP a další nonLDAP User Repository, Single Sign-On

Podporované formáty:

Microsoft Office (Word, Excel and PowerPoint)
Adobe Acrobat or Reader 6.0+
Email: Microsoft Outlook 2000-2007, Lotus Notes 6.5-7.0 and Novell GroupWise 6.5-7.0
HTML and XML (Internet Explorer 6.0+)
.TXT and .RTF documents
GIF, JPEG and PNG images

Více informací o produktu naleznete na webu společnosti Oracle.